การประชุมเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในชีวิตการทำงาน แต่หลายครั้งกลับกลายเป็นแหล่งรวมความเครียดและความเบื่อหน่าย ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่ยืดยาว ไม่มีประเด็น หรือเต็มไปด้วยความขัดแย้ง บทความนี้มีเทคนิคดี ๆ ที่จะช่วยให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพและลดความเครียดลงได้ ทั้งสำหรับผู้นำและผู้เข้าร่วมประชุม

ทำความเข้าใจปัญหาของการประชุมที่น่าเบื่อ

ทำไมการประชุมถึงทำให้เรารู้สึกเบื่อหน่ายและเครียด? หนึ่งในสาเหตุหลักคือ การขาดเป้าหมายที่ชัดเจน เมื่อไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน การประชุมก็มักจะวนไปวนมา ไม่ได้ข้อสรุป และกินเวลามากเกินไป

นอกจากนี้ บรรยากาศที่ไม่เอื้ออำนวย ก็เป็นอีกปัจจัยสำคัญ หากการประชุมเต็มไปด้วยการโต้เถียง การขัดจังหวะ หรือการแสดงความคิดเห็นที่ไม่สร้างสรรค์ ก็จะทำให้ทุกคนรู้สึกอึดอัดและไม่อยากมีส่วนร่วม

และสุดท้าย การเตรียมตัวที่ไม่ดี ทั้งจากผู้นำและผู้เข้าร่วมประชุม ก็เป็นสาเหตุที่ทำให้การประชุมไม่มีประสิทธิภาพ หากไม่มีข้อมูลที่เพียงพอหรือไม่เข้าใจประเด็นที่จะหารือ ก็ยากที่จะมีส่วนร่วมอย่างสร้างสรรค์

อาการ Burnout จากการประชุม

• รู้สึกเหนื่อยล้าทั้งร่างกายและจิตใจหลังการประชุม
• ไม่อยากเข้าร่วมการประชุมครั้งต่อไป
• รู้สึกว่าการประชุมไม่มีประโยชน์และเสียเวลา

เทคนิคสำหรับผู้นำ: สร้างการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

ในฐานะผู้นำ การสร้างการประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เริ่มจากการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ก่อนเริ่มการประชุมทุกครั้ง ควรระบุให้ชัดเจนว่าต้องการให้ได้ผลลัพธ์อะไรจากการประชุมครั้งนี้

ต่อมาคือการเตรียมวาระการประชุม ควรจัดทำวาระการประชุมล่วงหน้าและส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อให้ทุกคนได้เตรียมตัวและทราบประเด็นที่จะหารือ นอกจากนี้ ควรกำหนดเวลาสำหรับการประชุม และรักษาระยะเวลาที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด

ในระหว่างการประชุม ควรกระตุ้นให้ทุกคนมีส่วนร่วม สร้างบรรยากาศที่เปิดกว้างและให้ทุกคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็นอย่างเท่าเทียมกัน และที่สำคัญคือ สรุปผลการประชุม หลังจากหารือในแต่ละประเด็น ควรสรุปผลและมอบหมายงานให้ชัดเจน

เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับผู้นำ

• เริ่มต้นการประชุมด้วยการทบทวนวัตถุประสงค์
• ใช้เทคนิคการระดมสมองเพื่อสร้างความคิดใหม่ ๆ
• ให้ฟีดแบคอย่างสร้างสรรค์

เทคนิคสำหรับผู้ตาม: มีส่วนร่วมอย่างสร้างสรรค์

ในฐานะผู้เข้าร่วมประชุม การมีส่วนร่วมอย่างสร้างสรรค์ก็มีความสำคัญเช่นกัน เริ่มจากการเตรียมตัวก่อนการประชุม อ่านวาระการประชุมและเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้สามารถมีส่วนร่วมในการหารือได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในระหว่างการประชุม ควรตั้งใจฟังและจดบันทึก ฟังอย่างตั้งใจและจดบันทึกประเด็นสำคัญ เพื่อให้สามารถติดตามความคืบหน้าและนำไปปฏิบัติได้ นอกจากนี้ ควรแสดงความคิดเห็นอย่างสร้างสรรค์ กล้าที่จะเสนอความคิดเห็นและให้ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์

และสุดท้ายคือ เคารพความคิดเห็นของผู้อื่น รับฟังความคิดเห็นที่แตกต่างและพยายามทำความเข้าใจมุมมองของผู้อื่น เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นและสร้างสรรค์

วิธีแสดงความคิดเห็นอย่างสุภาพ

1. ใช้คำพูดที่แสดงความเคารพ
2. หลีกเลี่ยงการใช้คำพูดที่โจมตีหรือดูถูก
3. ตั้งใจฟังความคิดเห็นของผู้อื่น

จัดการกับความขัดแย้งในการประชุม

ความขัดแย้งเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ในการประชุม แต่สิ่งสำคัญคือการจัดการกับความขัดแย้งอย่างสร้างสรรค์ เริ่มจากการรับฟังความคิดเห็นของทุกฝ่าย พยายามทำความเข้าใจมุมมองของแต่ละฝ่ายและหาจุดร่วม

ต่อมาคือการหาทางออกร่วมกัน พยายามหาทางออกที่ทุกฝ่ายยอมรับได้ โดยเน้นที่ผลประโยชน์ร่วมกันมากกว่าผลประโยชน์ส่วนตัว และสุดท้ายคือ รักษาสัมพันธภาพที่ดี แม้จะมีความขัดแย้งเกิดขึ้น ก็ควรพยายามรักษาสัมพันธภาพที่ดีต่อกัน

เมื่อเจอคน Toxic ในที่ประชุม

• พยายามเข้าใจว่าทำไมเขาถึงมีพฤติกรรมแบบนั้น
• อย่าตอบโต้ด้วยอารมณ์
• พูดคุยกับเขาเป็นการส่วนตัว

ใช้เครื่องมือช่วยให้การประชุมง่ายขึ้น

ในยุคดิจิทัล มีเครื่องมือมากมายที่ช่วยให้การประชุมง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือสำหรับการประชุมออนไลน์ เช่น Zoom, Google Meet หรือ Microsoft Teams หรือเครื่องมือสำหรับการจัดการงาน เช่น Trello หรือ Asana

นอกจากนี้ ยังมีเครื่องมือสำหรับการระดมสมอง เช่น Miro หรือ Mural ที่ช่วยให้ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในการสร้างความคิดใหม่ ๆ ได้อย่างง่ายดาย และเครื่องมือสำหรับการจดบันทึก เช่น Evernote หรือ OneNote ที่ช่วยให้สามารถจดบันทึกและติดตามความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แนะนำ App/Website ช่วยประชุม

• Miro: กระดานไวท์บอร์ดออนไลน์สำหรับระดมสมอง
• Otter.ai: บันทึกเสียงและถอดเสียงการประชุม
• Slido: สร้างโพลและ Q&A ในการประชุม

หลังการประชุม: ติดตามผลลัพธ์และประเมินผล

หลังจากเสร็จสิ้นการประชุม การติดตามผลลัพธ์และการประเมินผลเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผน และเพื่อปรับปรุงการประชุมในครั้งต่อไป เริ่มจากการติดตามงานที่ได้รับมอบหมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนทำงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จสิ้นตามกำหนด

ต่อมาคือการประเมินผลการประชุม สอบถามความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการประชุม และสุดท้ายคือ ปรับปรุงการประชุมในครั้งต่อไป นำข้อเสนอแนะมาปรับปรุงการประชุมในครั้งต่อไป เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

คำถามที่ควรถามหลังการประชุม

1. การประชุมครั้งนี้บรรลุเป้าหมายหรือไม่?
2. มีอะไรที่สามารถปรับปรุงได้บ้าง?
3. ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกอย่างไร?

สร้างวัฒนธรรมการประชุมที่ดีในองค์กร

การสร้างวัฒนธรรมการประชุมที่ดีในองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ เริ่มจากการกำหนดแนวทางการประชุม กำหนดแนวทางการประชุมที่ชัดเจนและเป็นมาตรฐาน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจและปฏิบัติตาม

ต่อมาคือการฝึกอบรมทักษะการประชุม จัดอบรมให้พนักงานเกี่ยวกับทักษะการประชุม เช่น การสื่อสาร การทำงานเป็นทีม และการจัดการความขัดแย้ง และสุดท้ายคือ ส่งเสริมการมีส่วนร่วม สร้างบรรยากาศที่เปิดกว้างและส่งเสริมให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุม

จำไว้ว่าการประชุมที่ดีไม่ใช่แค่การพูดคุย แต่คือการสร้างผลลัพธ์

หวังว่าเทคนิคเหล่านี้จะเป็นประโยชน์และช่วยให้การประชุมของคุณไม่น่าเบื่ออีกต่อไป! ถ้าใครมีเรื่องเครียด ๆ ในที่ทำงาน หรือเรื่องอื่น ๆ ในชีวิตวัยรุ่น มาคุยกับพวกเราที่ Lovecare Station ได้เสมอนะ พวกเราพร้อมรับฟังและให้คำปรึกษาเสมอ!